Arca Evolution

Arca Evolution è il gestionale appositamente studiato per le PMI, che affianca le aziende nella conduzione della propria attività, soddisfacendo le esigenze di tutte le aree aziendali.

Potente, integrato, modulare. Arca Evolution garantisce prestazioni e risposte operative che fanno la differenza. Non solo un gestionale di nuova generazione ma un partner strategico per il successo dell’azienda.

Arca Evolution favorisce l’elaborazione di modelli di business innovativi e supporta lo sviluppo di aziende fortemente competitive. In più ha un’affidabilità che non teme confronti, essendo sviluppato su database Microsoft SQL Server.

Artel Arca Evolution
Caratteristiche generali

Arca Evolution ha una struttura modulare e garantisce un’elevatissima serie di funzioni per ricavare tutte le informazioni vitali per la gestione dell’azienda. Oltre a tenere sotto controllo i vari processi aziendali, il programma offre a manager, dipendenti e agenti tool e utility che permettono analisi e comparazioni molto dettagliate. Con le procedure per la gestione di modelli di e-business ed e-commerce, inserite nel gestionale, diviene più semplice percorrere nuove strategie commerciali:

  • i rapporti con collaboratori, fornitori e partner sono improntati a moderni criteri di efficienza
  • la possibilità di vendere prodotti e servizi on line apre nuove prospettive di fatturato.

Sviluppato in ambiente Microsoft SQL Server Semplice, intuitivo e pienamente integrato con le applicazioni di Office Automation Microsoft. La scelta tecnologica SQL Server garantisce una serie di vantaggi:

  • Elevata affidabilità - prestazioni notevoli anche con database di grandi dimensioni, supporto delle transazioni commerciali, integrità dei dati, scalabilità e semplicità di gestione dell’amministrazione
  • Sicurezza - Autenticazione di accesso attraverso l’integrazione con il sistema di protezione di Windows. Configurazione del controllo degli accessi e garanzia della riservatezza delle informazioni
  • Efficienza e solidità - capacità di utilizzare al meglio le risorse del sistema e di ottimizzare i tempi di risposta nelle interrogazioni dei dati
  • Struttura modulare - Arca Evolution è un software molto completo che contiene fin dall’installazione sia i moduli standard, sia quelli opzionali. Questi ultimi vengono resi operativi, su richiesta dell’utente, anche in tempi successivi.

Risposte complete ad ogni esigenza Arca Evolution è in grado di soddisfare diverse esigenze aziendali che vanno dalla contabilità generale al controllo di gestione, dalla logistica alla produzione, dalle vendite agli acquisti, dall’analisi dei dati alle applicazioni web.

Con Arca Evolution è possibile associare al gestionale documenti cartacei - acquisiti a mezzo scanner o fax - e file. L’archiviazione digitale è prevista sia su server che su client, per condividere i documenti con tutta l’azienda o riservarne la consultazione a uno o più operatori. Tutto ciò permette la totale congruenza delle informazioni in archivio e accessi veloci ai documenti.

Analisi dati Cruscotto direzionale Bilancio riclassificato Articoli
Arca App (mobile)

Arca App è l’applicazione che permette di consultare le informazioni di Arca Evolution e Arca eGO direttamente da Tablet e Smartphone.

Chi lavora in mobilità avrà sempre con sé le informazioni su clienti e fornitori, contatti e riferimenti utili, la lista degli articoli che offre la propria azienda, completi di prezzi e situazione di magazzino (giacenze e disponibilità immediata), preventivi, ordini clienti, fatture e tutti i documenti tipici con cui ci si relazione con i partner di business.

L’APP visualizza i dati del proprio gestionale ed interagisce totalmente con il dispositivo, quindi permette di inviare direttamente dal proprio device le e-mail al destinatario selezionato in Arca APP, effettuare chiamate se si sta utilizzando uno smartphone, geolocalizzare il proprio cliente o fornitore.

  • Maggiore Efficienza: tutti i dati principali sono immediatamente disponibili per persone che lavorano fuori ufficio.
  • Riduzione dei tempi: risposte immediate per i clienti senza necessità di consultare l’ufficio vendite per vedere ad esempio l’ultima fattura emessa.
  • Autonomia: i dati fondamentali per chi lavora in mobilità sono disponibili con pochi click dal proprio smartphone o tablet. Non è più necessario chiamare la propria sede per trovare ad esempio l’indirizzo di un cliente o conoscere la disponibilità di un determinato articolo.
  • Disponibile per tutti i sistemi operativi: Arca APP è disponibile su tutti i sistemi operativi (Android, iOS, Windows Phone) e la visualizzazione delle informazioni si adatta alle dimensioni del dispositivo utilizzato.
Arca App logo Arca App clienti Arca App home
Contabilità generale, solleciti

Il modulo di gestione della contabilità generale contiene le procedure della prima nota, delle partite clienti e fornitori, la rilevazione dei corrispettivi (sia con scorporo che con ventilazione), dello scadenzario, le stampe fiscali, i bilanci, le statistiche, la gestione dei modelli INTRA-UE, delle ritenute d'acconto e dei ratei e risconti.
E’ disponibile uno strumento di interrogazione dei movimenti contabili (di tipo fattura/nota di accredito) per consentire l’analisi statistica sul fatturato. La gestione solleciti consente di realizzare una comunicazione efficace con i clienti riguardo al recupero crediti. Lo strumento offre diversi tipi di sollecito, con gravità diversificata e con testo completamente personalizzabile.
Lo scadenziario è aggiornato automaticamente attraverso procedure guidate. Per ciascuna scadenza è memorizzato il numero di solleciti inviati, la tipologia e la data dell’ultima notifica inviata.

Informazioni strategiche in tempo reale.
Per favorire ogni tipo di decisione, Arca Evolution mette a disposizione informazioni integrate tra di loro e aggiornate in tempo reale.

Tutte le anagrafiche raggruppano i dati per tipologia in modo da migliorarne la rintracciabilità e la disponibilità. Ogni videata è molto chiara ed ha un’utilizzo intuitivo e razionale.

Fatture Scadenza
Enasarco e Sostituti d’imposta

La documentazione riguardante le ritenute Enasarco e le ritenute d’acconto è generata in automatico con notevole risparmio di tempo e assoluta certezza operativa

Certificazione Unica
Cespiti, ratei e risconti

La procedura di gestione dei beni ammortizzabili è completamente integrata all’area contabile, con evidenti vantaggi operativi. Il sistema di calcolo degli ammortamenti è in linea con le normative ministeriali che prevedono l’utilizzo del duplice criterio di calcolo, fiscale e civilistico; il calcolo degli ammortamenti può essere effettuato anche in via simulata per produrre dati utili alla redazione di bilancini infrannuali.
La gestione di ratei e risconti permette di avere a disposizione, in qualsiasi momento, una “fotografia” dei costi e ricavi di competenza di un periodo specifico. Si tratta di uno strumento indispensabile per l’elaborazione e la formazione del bilancio di esercizio. Con l’inserimento della data di competenza nei movimenti contabili si ottiene la base dati per il calcolo automatico dell’importo di competenza e la generazione diretta delle scritture contabili di rilevazione e storno di ratei, risconti, fatture da ricevere e da emettere, note di accredito da ricevere e da emettere, costi e ricavi anticipati. Questi automatismi offrono anche la generazione di movimenti provvisori per la gestione di bilanci infrannuali.

Contabilità analitica

La Contabilità Analitica è a partita duplice ad immissione mista, gestisce in maniera molto precisa la competenza temporale e la competenza gestionale delle informazioni contabili ed extracontabili, anche in ottica di simulazione, di tipo economico. Rappresenta un valido strumento per l’analisi dei costi, dei profitti e della marginalità di processi, singole attività, centri di analisi, particolari progetti. Si pone come strumento rivolto a supportare il management nel processo decisionale. In tal senso l’archivio analitico si rende disponibile all’imputazione delle informazioni economiche indipendentemente dallo loro origine o validità contabile. E’ un archivio che può essere alimentato dall’esterno, soprattutto per la definizione degli obiettivi di budget ed è dotato di un cruscotto di analisi molto potente in grado di aiutare l’utente nelle attività di simulazione, analisi e verifica delle implicazioni che una determinata scelta strategica comporta.

Contabilità analitica
Gestione dei documenti

La gestione dei documenti prevede la configurazione, l’emissione e la stampa di ordini, documenti di trasporto, trasferimenti fra sedi e/o magazzini diversi, documenti per il conto lavoro, fatture e note di accredito, offerte, preventivi, ecc. L’impostazione grafica può essere facilmente coordinata con gli standard richiesti dall’immagine aziendale.

Tra le varie funzioni, è possibile:

  • evadere ordini con decisione dei criteri di priorità (man mano che c’è materiale, economicità, interesse) ed effettuando il controllo giacenze e l’esistenza effettiva in magazzino prima di procedere con l’evasione degli ordini di vendita
  • il controllo del fido assegnato al cliente con possibilità di verifica semplice o di blocco forzato nel caso di superamento di valori predeterminati
  • la gestione delle commesse con possibilità di definire un codice commessa sulla testa del documento e su ciascuna delle righe del documento stesso.
Evasione documenti
Le vendite

Le vendite diversificate per cliente sono rese più semplici perché Arca Evolution fornisce listini generali e personalizzati per cliente e fornitore. Ciascun listino è storicizzato per revisione con la data di validità per gestire le offerte.
Inoltre è possibile avere listini a scaglioni di quantità. In questo modo la determinazione del prezzo per articolo in funzione della quantità viene determinato in fase di emissione di un documento.

Listini generali Possono essere codificati listini ivati e non ivati, in euro o in valuta estera.
Sono suddivisi in tre diverse tipologie: listini clienti (per le vendite), listini fornitori (per gli acquisti) e listini generali che possono essere utilizzati sia per le vendite che per gli acquisti. E’ prevista una procedura automatica di aggiornamento di un listino in funzione di un valore di partenza e di una percentuale di incremento/diminuzione o di un valore fisso.
La variazione è possibile anche fra listini di valuta diversa.

Listini particolari Ad ogni cliente o fornitore è possibile associare delle condizioni di vendita/acquisto diverse, definendo specifiche politiche commerciali. E’ semplice definire e gestire prezzi, sconti e provvigioni che collegano gli articoli di magazzino a clienti, fornitori e agenti.

Fatturazione L’emissione della fatturazione può essere effettuata in formato pdf con l’invio automatico delle fatture ad ogni cliente via e-mail.

Listini
Fatturazione elettronica

Dal 31 Marzo 2015 è stato introdotto l’obbligo di Fatturazione in forma Elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato.
Le Pubbliche Amministrazioni non accettano più fatture cartacee e non possono, dunque, procedere al pagamento della fattura, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

In Arca Evolution è possibile gestire in maniera automatica e organizzata l’intero flusso delle fatture verso la Pubblica Amministrazione come previsto dalla normativa:

  • Creazione del file in formato XML con firma digitale (fornita dal lettore di smartcard collegato).
  • Possibilità di inviare direttamente da Arca Evolution al Sistema di Interscambio (SDI) o di creare il file per l’invio tramite posta elettronica PEC.
  • Ricezione automatica degli esiti per gli invii tramite SDI.
  • Conservazione a norma.

Tutte le informazioni sull’argomento e i riferimenti normativi si possono trovare al seguente link: Fattura PA - gov.it

Fatturazione elettronica
Codice a barre

Arca Evolution è tecnicamente predisposto in modo che informazioni chiave quali codice articolo, commessa, lotto, matricola, ecc. siano associabili a codici a barre di diversi formati. In questo modo si evitano gli errori e le operazioni diventano più veloci e precise.

Lotti e Rintracciabilità Il programma consente la rintracciabilità delle informazioni memorizzate nel database.
Per ogni prodotto consegnato al cliente sarà quindi possibile risalire facilmente al lotto di acquisto dello stesso o dei suoi componenti e stampare, all’occorrenza, certificati di analisi e/o etichette. L’anagrafica del lotto è configurabile ad ogni esigenza di settore (dall’agroalimentare al farmaceutico).
Controllo rapido ed ispezione accurata del materiale movimentato risponderanno in tutto e per tutto alle esigenze di rintracciabilità, apportando all’azienda vantaggio competitivo, valorizzando e rafforzando contemporaneamente le relazioni tra gli attori della filiera produttiva.

Codici a barre
La gestione del magazzino

Con Arca Evolution si possono configurare illimitati magazzini per gestire correttamente le diverse esigenze dell’azienda tra cui, per esempio: magazzini di proprietà, di clienti e di fornitori, depositi, c/visione, c/lavorazione presso terzi.
Per ogni magazzino e per ogni articolo sono disponibili le movimentazioni e le giacenze, l’ordinato, l’impegnato, il disponibile ed il disponibile immediato. Gli articoli possono essere valorizzati con diversi criteri: fiscali (LIFO, FIFO, MEDIO) e a costo ultimo, medio dell’esercizio, medio ponderato.

Arca Evolution offre funzionalità esecutive che velocizzano il lavoro.

Causali Le causali di movimentazione di magazzino sono definibili, in modo da essere associate a diversi documenti.
E’ possibile creare descrizioni differenziate delle merci per il magazzino di partenza e il magazzino di arrivo.

Anagrafica articoli Gli articoli sono suddivisibili in Famiglie, Gruppi, Sottogruppi e Categorie, Classi, Sottoclassi al fine di raggruppare la merce nelle selezioni per stampe, statistiche, sconti, provvigioni.

Gestione immagini di prodotto Ad ogni anagrafica articolo è possibile associare più immagini come ad esempio foto del prodotto, disegni, schede tecniche, ecc. Le immagini associate agli articoli possono essere riportate anche nella stampa di listini e di documenti (ad esempio liste di prelievo da magazzino).

Gestione di più unità di misura La gestione di molteplici unità di misura legate alla principale è facilitata da un fattore di conversione.

Ubicazioni dinamiche Per ciascuna ubicazione di magazzino è disponibile la situazione relativa all’esistenza, disponibilità, carichi, scarichi e altri parametri.

Immagini articoli Disponibilità articoli
Pianificazione degli acquisti

La pianificazione degli acquisti è una funzione che consente alle aziende commerciali di analizzare i fabbisogni relativi al portafoglio ordini esistente e pianificare le richieste d’acquisto ai fornitori.

La procedura assume un’importanza fondamentale quando i tempi di approvvigionamento della merce da consegnare ai clienti sono variabili e lunghi. Infatti, una quantità eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l’immobilizzazione di capitale circolante, mentre una quantità ridotta può portare all’impossibilità di soddisfare le richieste della clientela.

Arca Evolution permette di evitate questi problemi mediante una corretta gestione delle scorte di magazzino e un notevole risparmio sui costi di immagazzinamento.

Pianificazione acquisti
Distinta base

In Arca Evolution è disponibile uno strumento per configurare - da un modello esistente - una distinta base personalizzata. La distinta base è multiciclo e permette di gestire attività in parallelo e in serie, articoli opzionali e varianti.
La procedura è integrata al magazzino da cui preleva le codifiche degli articoli (materie prime, semilavorati, prodotti finiti), le descrizioni e i costi. L’integrazione si estende alla gestione dei documenti per effettuare l’impegno dei componenti a fronte dell’ordine e lo scarico degli stessi quando si carica il prodotto finito.
E’ possibile compilare la lista dei componenti di ogni articolo, calcolare il costo del prodotto finito tenendo conto anche delle eventuali fasi di lavorazione che caratterizzano il ciclo produttivo. Dichiarando i carichi di produzione, sono facilmente richiamabili e gestibili - per ogni prodotto - i suoi componenti. Varianti costruttive e/o modifiche del ciclo sono tenute sotto controllo.

Per la definizione delle informazioni da inserire l’utente opera su un’interfaccia ricca di tool grafici. Inoltre, documenti cartacei - acquisiti a mezzo scanner o fax - e file sono facilmente associabili alla distinta base.

Distinta base
Pianificazione interattiva

La pianificazione interattiva è una procedura per lo svolgimento dell’attività di calcolo dei fabbisogni e di determinazione delle proposte di riordino attraverso una serie di step corrispondenti ai vari livelli di distinta base. Sostanzialmente l’operatore ha la possibilità di verificare, per ogni livello di distinta, se tutte le condizioni essenziali relative al riordino dei materiali sono soddisfatte.

Il controllo e la verifica dei risultati ottenuti in seguito all’elaborazione dei fabbisogni si ottiene mediante uno strumento denominato “Navigatore per i piani di produzione”.
E’ proprio in questa notevole capacità di individuare in anticipo i problemi prima che si verifichino realmente, che consiste uno dei vantaggi principali derivanti dall’utilizzo di Arca Evolution. Usando la segnalazione delle criticità, il responsabile di produzione ha a disposizione un’informazione sintetica e completa con la quale orientare i propri interventi di correzione ed aggiustamento limitandoli ai soli punti deboli della pianificazione.

Produzione
Pianificazione produzione

La pianificazione della produzione e degli acquisti consente di ottenere un’analisi della disponibilità e dei fabbisogni degli articoli di magazzino nel tempo ed una proposta di riordino sia per fornitori che per la produzione.

Arca Evolution supporta inoltre un modello di produzione utilizzabile dalle aziende che procedono alla configurazione e all’assemblaggio dei prodotti finiti solo a fronte dello specifico ordine del cliente.

Il modello di assemblaggio su ordine consente di tenere a magazzino i semilavorati e di configurare in maniera opportuna il prodotto finito solo a fronte dello specifico ordine del cliente.

Gestione della produzione Arca Evolution gestisce in tempo reale le informazioni che ruotano intorno alla fabbrica migliorandone l’efficienza produttiva. L’applicazione “Produzione Avanzata” garantisce la supervisione del processo produttivo e fornisce carichi macchina, dichiarazioni di produzione, stati di avanzamento, gestione del WIP e code a piede macchina, consuntivi tempi e costi, scostamenti, rendimenti ed efficienze, costi produttivi.
Il database di produzione diviene la base per la creazione di reports direzionali e per la revisione/aggiornamento dei dati tecnici. Anche la gestione dei terzisti risulta ottimizzata: per ognuno di essi è visibile la coda lavori, le capacità produttive, la disponibilità di magazzino; esiste inoltre la possibilità di bilanciare i magazzini interni con gli esterni (e gli esterni tra loro). Conseguentemente, risorse interne e risorse esterne diventano un vero e proprio “network di produzione”.

Produzione avanzata
Internet e Intranet

Le aziende all’avanguardia che sentono l’esigenza di ampliare la loro attività di marketing anche sul web trovano risposte sicure in Arca Evolution.

L’integrazione di Arca Evolution con Internet attraverso la gestione business to business e business to consumer consente di estendere le funzioni del gestionale, sfruttando i vantaggi derivanti dalle tecnologie on line.

Internet e intranet
B2B e B2C

Area Business to Business L’area B2B consente, attraverso un’interfaccia html, di accedere alle funzionalità gestionali rivolte ad un pubblico di utenti remoti che tipicamente non risiedono in azienda: collaboratori, agenti, distributori.

Gli utenti che accedono dal Web sono riconosciuti dal gestionale per il loro ruolo e per il periodo in cui potranno entrare nel sistema.

L’utente remoto viene identificato con login e password e può:

  • inserire un ordine verificando la disponibilità della merce
  • interrogare le scadenze da pagare e gli insoluti in essere.

Area Business to Client L’area B2C rappresenta l’interfaccia su Internet per esporre i propri articoli in un catalogo on line. Consente di creare una vetrina/negozio sul Web con alcuni modelli grafici predefiniti.

L’utente web si registra e ha la possibilità, non solo di visualizzare e interagire con il catalogo dei prodotti aziendali, ma anche di inserire una richiesta d’ordine, che sarà analizzata ed evasa direttamente da Arca Evolution.

Per consentire all’azienda di decidere quali articoli rendere disponibili nel catalogo, le anagrafiche di magazzino del gestionale sono suddivise in specifiche categorie merceologiche gerarchiche che facilitano la ricerca sul web.

Arca Evolution